La formation constitue un levier puissant, bien que parfois sous-exploitée, pour les entreprises qui font face à des enjeux de croissance, d’efficacité ou les deux. En effet, il existe des stratégies éprouvées qui ont été appliquées au Québec avec des résultats probants.

L’entreprise en croissance

Le défi principal de l’entreprise en croissance consiste à assurer la cohésion et se manifeste dans un contexte où plusieurs nouveaux employés joignent l’organisation, à la suite d’une série d’embauches ou d’acquisitions. Dans ces circonstances, on observe souvent des écarts en lien avec l’exécution de diverses opérations. On peut aussi observer des divergences liées à la compréhension des rôles, des responsabilités et des missions que ce soit au niveau individuel ou des unités d’affaires.

Pour faire face à ce défi, on a avantage à introduire des programmes de formation structurés qui traitent des sujets suivants :

• Valeurs et culture

• Processus clés

• Conformité et normes opérationnelles

Ces programmes seront déployés en s’appuyant sur une stratégie de formation bien adaptée à l’organisation et qui tire avantage des technologies.

Par exemple, une formation en ligne de type « valeurs et culture » qui couvre les éléments fondamentaux de l’entreprise, tels que sa raison d’être (mission, vision, valeurs), les faits saillants de l’entreprise, son leadership ainsi que d’autres éléments distinctifs, peut être offerte dans le cadre du processus d’accueil et d’intégration des nouveaux employés en plus d’être aussi diffusée à tous les employés pour renforcer la cohésion et faciliter l’émergence d’une culture forte et partagée par tous.

Pour les processus clés, on dispose de plusieurs options en matière de formation. On peut combiner un jeu sérieux qui permet aux employés d’en expérimenter le fonctionnement, des formations en ligne sur les outils qui couvrent le détail des processus et des ateliers diffusés auprès des équipes naturelles en présence ou en classe virtuelle, le tout combiné à une stratégie de mise à contribution des utilisateurs experts via un réseau social d’entreprise tel que Yammer, par exemple.

Pour les questions de conformité et de normes opérationnelles, on peut également déployer plusieurs stratégies, telles que des sondages en ligne et des bandes-annonces, pour sensibiliser aux enjeux et annoncer les activités subséquentes, puis poursuivre avec une série de microcapsules d’autoapprentissage qui pourrait être diffusée à quelques semaines d’intervalle. L’actualisation et les requalifications, lorsque nécessaires, peuvent se faire avec des examens en ligne.

L’entreprise en quête d’efficacité

La direction d’une entreprise en quête d’efficacité se doit de mettre en place diverses initiatives visant l’amélioration des processus et des structures. Ces initiatives prennent typiquement la forme de transformations organisationnelles plus ou moins importantes et se doivent de comprendre un volet de gestion du changement aussi bien planifié qu’exécuté.

Dans ce contexte, la formation constitue un outil puissant dans l’arsenal de la gestion du changement et peut offrir les possibilités suivantes.

Pour la communication et la sensibilisation

Diffusion de bandes-annonces, de sondages en ligne, d’activités de type jeux sérieux pour expérimenter les nouveaux processus. On peut aussi diffuser des webconférences et des ateliers auprès des équipes.

Pour l’acquisition des compétences liées aux nouveaux outils et processus de travail

On peut offrir des autoformations de capsules d’autoapprentissage complétées par des aides à la tâche et des aide-mémoire. On peut aussi diffuser des ateliers pratiques sous forme de classes virtuelles ou en présence. Finalement, on peut stimuler les communautés d’apprentissage et valoriser l’expertise en déployant des outils tels que les réseaux sociaux d’entreprise, les wikis et les forums.

Pour l’actualisation

Une stratégie basée sur le microapprentissage s’avère ici tout indiquée. On peut ainsi déployer une série de courtes capsules et/ou de quiz de requalification qui seront offerts à intervalles réguliers tout en donnant accès à une base de connaissances et ajouter une dimension de ludification pour un maximum d’impact. Pour les unités d’affaires dont la majorité des employés est constituée d’experts ou de professionnels, on peut aussi outiller les communautés de pratique avec des réseaux sociaux d’entreprise ou d’autres outils collaboratifs tout en alimentant une culture axée sur le partage des expertises.

Les défis des services de formation

Les services de formation des entreprises ambitieuses seront interpellés pour déployer des stratégies telles que celles décrites ci-dessus. Cela n’est pas sans poser sa part de défis et demande de composer avec de nombreux changements technologiques et organisationnels

• Sur le plan stratégique, il est important de s’assurer de l’alignement avec les priorités et la vision de l’organisation, d’obtenir le « buy in » de la direction et de présenter un plan crédible et chiffré.
• Sur le plan de l’efficience, il est bon d’effectuer un audit et d’implanter les meilleures technologies disponibles, les plateformes de gestion des apprentissages et collaboratives, les technologies de développement des activités de formation et, finalement, les nouvelles approches en formation.
• Au niveau de l’offre de formation, bien déterminer quelles sont les activités qui ont besoin d’être actualisées, les nouvelles activités à développer et celles qu’il n’est plus nécessaire d’offrir.
• Finalement, au niveau organisationnel, s’assurer de réfléchir à l’allocation des ressources du service de formation, aux partenariats à travailler avec les unités d’affaires, à l’amélioration des processus de formation, à la gestion du changement qui résultera de la transformation et à la mesure des progrès et des résultats.

En conclusion, de nombreux bénéfices peuvent être obtenus

Notre pratique en gestion de la formation et en déploiement de stratégies d’apprentissage suggère que l’on peut obtenir de nombreux bénéfices en déployant des stratégies de formation performantes. Au premier chef, on gagnera en agilité,", les changements seront plus rapides et mieux maîtrisés. Ensuite, on peut s’attendre à gagner en contrôle et en cohésion, car la formation est un puissant vecteur pour l’harmonisation des façons de faire et pour la diffusion d’une culture forte et partagée.