Les leaders se questionnent souvent sur le fait que malgré une communication régulière et supposément claire des priorités organisationnelles, les progrès sont très lents ou carrément inexistants. Malgré les présentations, les bulletins d’information, les déjeuners-causeries, le journal d’entreprise, l’intranet et autres mécanismes de communication interne, il semble que les priorités organisationnelles demeurent à l’état de rêve plutôt que de réalité, comme si les gens ne comprenaient pas l’importance de contribuer à leur réalisation.

Joel A. Barker, futuriste et auteur disait :

D’abord, établir une vision ET un plan d’action clairs pour y arriver est primordial. Une fois ceux-ci bien établis et communiqués, la mesure devient un élément clé afin d’en assurer le succès. Ainsi, l’adage « What gets measured gets done! » n’est pas qu’une phrase lancée par un gourou du management, c’est un fait. Si vous n’établissez pas de mesures de résultats ni de mesures de progression vers ces résultats, votre vision et vos priorités ont peu de chances de se concrétiser.

Deuxièmement, l’attribution de responsabilités claires parmi les membres de l’équipe est un incontournable. Si votre vision et vos priorités sont claires (et mesurables), il faut s’assurer que les membres de l’équipe soient focalisés sur les tâches ou les activités qui vont mener à leur réalisation. Sinon, ils se concentreront sur ce qu’ils ont l’habitude de faire ou sur ce qui leur semble important de faire.

Saviez-vous que...

Alors, comment utiliser la mesure pour mobiliser vos troupes autour des priorités de votre organisation? Comment s’assurer de la contribution de tous les membres de vos équipes à l’atteinte des résultats collectifs, pas seulement de leurs objectifs individuels?
Quelle est la définition de la mobilisation?

• Accomplissement d’actions qui sont bénéfiques au bien-être de soi, des autres et de l’organisation.
• État psychologique d’un employé envers son organisation et qui détermine sa volonté de maintenir ou non un lien avec celle-ci.
• Lorsque plusieurs personnes se soutiennent et s’entraident pour atteindre un but commun.
• Avoir un sentiment d’appartenance envers un groupe, une organisation ou autre.

La bonne réponse est A. Pourquoi? Le mot clé ici est ACTIONS. Selon le dictionnaire Larousse, la mobilisation c’est l’action de rassembler et de dynamiser les énergies.
Donc, comment rassembler et dynamiser l’énergie de vos équipes autour d’objectifs communs bénéfiques pour eux, pour leurs collègues, pour l’organisation et surtout pour les clients? Rappelons les grandes étapes menant à l’établissement d’une vision, de priorités organisationnelles et les éléments de mesure pouvant soutenir chacune de ces étapes.
Que vous soyez dirigeant d’une entreprise, d’un service ou d’une équipe, il faut bien camper votre mission, votre vision, vos priorités d’action et établir vos indicateurs de performance.

• Identifiez vos parties prenantes et validez leurs attentes en termes de produits et de services (nature, qualité, délais).
• Considérez votre capacité à y répondre (compétences, quantité, outils, systèmes).
• Établissez vos normes de service.
• Communiquez votre mission, votre offre de service et vos normes de service (c’est-à-dire vos engagements).
• Intégrez vos indicateurs clés de performance dans votre tableau de bord.
• Établissez la fréquence et le mode de suivi avec vos parties prenantes.

L’utilisation d’un tableau de bord adapté à vos partenaires (clients, fournisseurs, employés, collaborateurs) permet de gérer les attentes, de confirmer vos engagements, de mesurer l’efficacité de votre équipe à les respecter et d’ajuster le tir au besoin.
Par exemple, si je suis responsable d’un centre d’acquisition des talents, je sais que pour chaque semaine où un poste de vente est laissé vacant, l’organisation perd des revenus de XX $. Afin de soutenir l’équipe de vente, je me suis engagé avec l’équipe de recrutement à combler tous les postes à l’intérieur d’un délai maximum de 4 semaines suivant la demande du gestionnaire. L’équipe aura donc dans son tableau de bord un indicateur de délai moyen de comblement (indicateur de résultat), mais aussi le suivi d’un plan d’action visant à assurer que les délais soient continuellement en deçà de cet indicateur. Ainsi, l’équipe se verra confier en plus des activités courantes de comblement des postes (affichages, présélection, etc.), des actions d’amélioration continue visant à réduire les délais, par exemple :

• constituer des banques de candidats pour les postes clés par une approche de sollicitation directe (indicateur : nombre de candidats dans la banque);
• faire une planification de main-d’œuvre annuelle avec la ligne d’affaires en tenant compte des taux de roulement, des projections de départs et d’embauche (indicateur : nombre de services avec PMO complétées);
• établir des partenariats avec des écoles ou des associations (indicateur : nombre de partenariats).

Donc, l’équipe sera mesurée non seulement sur le résultat final, mais elle sera également responsable de réaliser des actions concrètes menant à un résultat fructueux.
Rappelez-vous que pour qu’une équipe se mobilise, il faut quatre grandes conditions.

• Ça fait du SENS.
• Les résultats ATTENDUS sont clairs.
• L’énergie est CANALISÉE.
• On a l’impression d’AVANCER.

La mesure rend concrète chacune de ses étapes (reprenons notre exemple).

• Donner du sens : un poste vacant nous fait perdre des revenus importants.
• Clarifier les résultats attendus : voici ce que le partenaire s’attend de nous (moins de 4 semaines pour combler).
• Canaliser l’énergie : voici ce que tu peux faire pour réduire les délais (banque de candidats).
• Reconnaître les avancées : nous sommes à 3 semaines de délais depuis 2 mois : Bravo!

La communication et l’arrimage des objectifs sont la clé dans la mobilisation des équipes

En conclusion

Pour mobiliser les membres de vos équipes, il faut savoir comment lier les priorités de votre secteur d’activité et des membres de votre équipe aux impératifs d’affaires de l’organisation. Les gens veulent savoir que leur contribution est importante et appréciée et qu’ils font une différence. La mesure est essentielle pour reconnaître cet avancement et trop souvent, nous nous limitons à mesurer les résultats en fin d’année plutôt qu’en cours d’année. Donc, mesurez aussi les efforts, le processus, les actions porteuses et surtout, reconnaissez les avancées afin de dynamiser votre équipe en continu.