La gestion à distance n’est plus la réalité d’une minorité de gestionnaires. D’ici 2020, c’est environ 75 % des employés aux États-Unis qui se prévaudront du travail à distance (HR magazine, mars 2017). Mais face à cette réalité qui fait maintenant partie de leur quotidien, de nombreux gestionnaires cherchent encore leurs repères. Tous s’entendent pour dire que les pratiques de gestion traditionnelles doivent être adaptées à ce nouveau mode de fonctionnement, mais comment?

La complexité de l’équipe à distance

Le premier élément de complexité qui nous vient en tête est évidemment la distance géographique. Plus les sites sont éloignés, plus il devient complexe de tenir des rencontres en personne. Mais la distance n’a pas besoin d’être très grande pour en voir émerger les conséquences. Parfois, une équipe répartie sur deux étages d’un même immeuble se voit confrontée aux mêmes difficultés qu’une équipe séparée par des milliers de kilomètres.

La distance culturelle joue aussi un rôle important dans la complexité. Lorsqu’une entreprise est répartie sur plusieurs sites, chacun possède sa couleur organisationnelle (son ADN), souvent combinée à des réalités régionales différentes.

Finalement, la distance technologique peut avoir une incidence importante sur le niveau de complexité. Plus les outils à la disposition de l’équipe seront conviviaux et performants, plus les compétences des membres de l’équipe pour les utiliser seront raffinées, moins la distance sera perçue comme un irritant.

C’est pourquoi, avant de se lancer dans l’adoption de nouvelles pratiques de gestion à distance, il est opportun de prendre un pas de recul pour identifier à quoi la complexité est attribuable dans son équipe. Ainsi, il sera possible de cibler quels sont les véritables irritants et implanter des pratiques qui auront un véritable impact en évitant de s’éparpiller.

Le paradoxe du contrôle

Le gestionnaire à distance se retrouve souvent aux prises avec un dilemme de taille : d’un côté, le besoin de diriger et de vérifier le travail effectué, dans un souci d’efficacité et de performance; de l’autre, la nécessité de laisser de l’autonomie et de faire confiance à son équipe.

Dans un contexte de gestion à distance, plusieurs gestionnaires ont tendance à multiplier les mécanismes de contrôle, les suivis et les vérifications pointilleuses, se transformant ainsi en « monstre de la microgestion », au grand désarroi de leurs employés.

Et le tout alors que la gestion à distance, pour connaître du succès, nécessite de facto de faire confiance. Que ce soit pour la gestion de l’horaire de travail, les tâches à accomplir, les décisions à prendre, l’employé qui travaille à distance doit avoir l’autonomie et la marge de manœuvre nécessaires pour fonctionner sans devoir dépendre de son gestionnaire.

En résumé, le principal défi de la gestion à distance réside dans la nécessité d’exercer un leadership structurant (et non contrôlant) tout en démontrant une grande confiance.

La clé : la gestion de proximité malgré la distance

Bien qu’il n’y ait jamais de recette magique en gestion, il y a, pour faciliter la gestion à distance, un incontournable qui s’applique à tout coup et qui contribue grandement à résoudre le paradoxe du contrôle : maintenir un sentiment de proximité avec ses employés, malgré la distance.

« La gestion de proximité, c’est sentir que mon gestionnaire est présent même s’il est loin physiquement. C’est savoir que je peux compter sur lui si je rencontre une difficulté. C’est savoir ce que j’ai à faire tout en décidant comment le faire. »

Le gestionnaire peut mettre en place de nombreuses pratiques qui contribueront à générer ce sentiment de proximité, tout en contribuant à résoudre le paradoxe du contrôle.

En plus de favoriser le sentiment de proximité, ces pratiques contribuent à renforcer l’engagement affectif des employés en misant sur quatre piliers : la clarté de l’information stratégique et opérationnelle, le développement des compétences, l’influence sur son travail et son environnement et l’appréciation de sa contribution à l’équipe et à l’organisation. Les conséquences positives de l’engagement affectif sont nombreuses : productivité accrue, fidélisation, ouverture au changement, qualité de vie au travail, pour n’en nommer que quelques-unes.

De nouvelles compétences à développer

En plus d’adapter son style de gestion, le gestionnaire à distance doit développer de nouveaux réflexes et ajouter certaines cordes à son arc pour maximiser la performance de son équipe.

• Utiliser de nouveaux outils de communication – Le gestionnaire à distance a avantage à varier les moyens de communication qu’il utilise : messages texte, appels vidéo (Skype, FaceTime), plateformes collaboratives (Yammer, Slack), réseaux sociaux, etc.
• Animer des réunions virtuelles – Que ce soit par téléphone, vidéoconférence ou via une application spécialisée, les réunions virtuelles nécessitent une préparation et une animation particulières : objectifs clairement communiqués à l’avance, soutien visuel, implication des participants, interactions fréquentes pour maintenir l’attention, maîtrise de la technologie, etc.
• Déléguer – Aucun gestionnaire à distance ne peut survivre sans intégrer la délégation à son quotidien. Pour avoir du succès, cela implique de prendre le temps d’identifier les bonnes tâches à déléguer aux bonnes personnes, de se préparer adéquatement, de déterminer des mécanismes de suivi clairs, et de faire une évaluation des résultats et du processus.
• Encourager la collaboration – Le gestionnaire joue un grand rôle dans la construction d’une dynamique d’équipe malgré la distance. Une bonne façon d’y arriver est d’encourager les employés à faire appel à leurs collègues lorsqu’ils ont une question ou une demande d’aide, plutôt que de se référer directement au gestionnaire. En plus de responsabiliser les employés, cela valorise l’expertise de chacun et allège la charge de travail du gestionnaire.

En terminant, pour connaître du succès dans la gestion à distance, il faut se donner les moyens de ses ambitions. Il faut y consacrer du temps et poser des gestes concrets. Cela implique de mettre les personnes à l’avant-plan, d’être disposé et disponible et d’oser essayer de nouvelles approches ou de nouveaux outils, qui nous sortent parfois de notre zone de confort. Cela demande aussi une bonne dose d’humilité et de persévérance, alors ne soyez pas trop dur avec vous-même et prenez plaisir à découvrir vos talents de gestionnaire à distance!