Depuis quelques mois, les organisations, tous types confondus, ont été forcées de repenser leur utilisation technologique. Si le virage a été abrupt pour certains, il a tout de même démontré la capacité d’adaptation et la résilience des employés de tous les niveaux. Nous avons entendu parler de leadership à distance, de mobilisation et d’engagement à l’ère du virtuel, mais qu’en est-il de la fonction formation? Comment a-t-elle survécu à la pandémie? Quelles ont été les réussites dans le domaine qui ont permis aux employés de développer leurs compétences dans le confort, ou l’inconfort, de leur foyer?

Eh bien, l’équipe de Alia Conseil peut témoigner d’un grand virage virtuel dans ce domaine aussi! En fait, dès l’annonce du Programme actions concertées pour le maintien en emploi (PACME), les entreprises ont saisi l’opportunité de développer les compétences de leur personnel. Cela dit, avec ou sans la mesure, les responsables de la formation se sont rapidement mobilisés pour offrir des formations, et ce, malgré la distance avec les apprenants. Les formateurs ont été fort occupés à adapter les contenus de formation à la diffusion en mode virtuel. Une grande question a été posée, et ce, invariablement, dans tous les projets d’adaptation de formation au mode virtuel rencontrés jusqu’à présent : comment faire pour s’assurer de l’attention, mesurer la compréhension et valider les apprentissages? Voici les cinq grands aspects à considérer dans la transformation virtuelle d’une formation.

Parlons d’abord de l’attention. Si nous ne la trouvons pas de longue durée en présentiel, que dire de l’attention en virtuel? Au-delà de la barre des trois minutes, et hop, les apprenants font autre chose, ils regardent ailleurs et ils poussent de longs soupirs d’exaspération! Premier aspect : le formateur doit garder les apprenants actifs pour capter leur attention!

Cela amène un autre défi : les outils virtuels pour diffuser de la formation ne sont pas tous égaux! Comment choisir? Si le choix n’est pas imposé par l’organisation, un mariage entre convivialité et fonctions dynamiques qui répondent aux besoins de la formation est idéal. Lorsque le choix est déjà fait, il faudra tirer parti de toutes les fonctionnalités offertes. Le partage d’écran, le fil de discussion, la main levée et l’outil de sondage comportent de nombreux avantages permettant de prendre le pouls des apprenants. Ces fonctionnalités sont présentes dans la majorité des outils de communication en virtuel. Pour les plus chanceux, il y aura la fonction de création de sous-groupes, permettant de scinder le groupe pour une partie du travail. D’autres plateformes mettent à la disposition des organisations de nombreuses fonctionnalités pouvant recréer des ateliers de remue-méninge et des sessions de travail collaboratif comme si les apprenants étaient sur place. Surtout, il faudra demeurer à l’affût, car le développement des outils s’effectue, lui aussi, à vitesse grand V. Deuxième aspect : le choix des outils est grand! Le formateur doit idéalement choisir un outil qui correspond à ses besoins plutôt que d’adapter ses besoins à l’outil!

Avec l’augmentation de l’utilisation des technologies dans le cadre du travail, est-il surprenant que plusieurs constatent une fatigue de l’écran? Plusieurs organisations ont fait le choix judicieux de morceler leurs formations et de varier les modes d’apprentissage. Ici, on peut penser à un miniparcours incluant travail préparatoire, classe virtuelle, activité d’intégration des apprentissages entre deux classes, « balados », travail de réflexion, etc. En plus de répondre aux besoins des différents types d’apprenants, cela crée un effet plus léger et dynamique qu’une journée devant l’écran. Troisième aspect : le morcellement des apprentissages et la variation des modes de diffusion du contenu soulagent l’apprenant fatigué de son écran! 

Parlons maintenant de mesurer la compréhension et de valider les apprentissages en mode virtuel. Un choix averti des activités et des façons de garder l’apprenant actif permettra de répondre à ces deux besoins du formateur.

En virtuel, il est souhaitable d’interpeller les apprenants d’une quelconque façon toutes les deux ou trois minutes! Que ce soit par une question ouverte formulée soigneusement, une activité d’intégration, un sondage, un remue-méninge ou une discussion, il est impératif d’obtenir une rétroaction de leur part. Un conseil rapide : les questions et les activités choisies ont une plus grande valeur si elles servent, soit de prise de conscience, soit de moyen de concrétiser le transfert des apprentissages dans le contexte du travail. Quatrième aspect : une pierre deux coups; une interaction bien choisie engage l’apprenant et informe le formateur!

Chacun des échanges mentionnés plus haut mérite une rétroaction qui situera l’apprenant dans l’atteinte des objectifs de la formation. Il est utile de se rappeler que le mode virtuel comporte des enjeux pour l’apprenant autant que pour le formateur. Ainsi, si l’un doit être en mesure de valider les apprentissages, l’autre doit obtenir de l’information sur son niveau de compréhension du contenu. Une formation où l’apprenant est actif la majorité du temps, en répondant à des questions de discussion ou en partageant ses réponses à des exercices, par exemple, offre des opportunités de rétroaction. L’apprenant se trouve en condition favorable d’apprentissage lorsqu’il reçoit, autant que possible, une rétroaction personnalisée de la part du formateur. Ce dernier peut ainsi lui fournir des précisions, des exemples et des nuances adaptés à ses connaissances et à son contexte de travail. Cinquième aspect : la rétroaction, une boussole pour l’apprenant; un outil d’enrichissement pour le formateur!

En résumé, il s’agit de cinq aspects à considérer lors de la transformation des formations en salle en formations virtuelles afin d’assurer l’attention, la mesure de la compréhension et la validation des apprentissages.
1. La mise en action fréquente des apprenants.
2. Un choix éclairé des outils virtuels.
3. Le morcellement des apprentissages et la variation des modes de diffusion des contenus.
4. Une interaction pertinente.
5. De la rétroaction fréquente.

Bien entendu, il y a bien d’autres facteurs à explorer qui peuvent influencer l’expérience d’apprentissage de votre organisation. Vous avez des préoccupations? Notre équipe est là pour vous aider.