Lors du Complice du mois d’octobre dernier, nous vous parlions  de ce qui avait changé en formation ainsi que des éléments clés à considérer lors de votre transformation. Avez-vous fait le grand saut pour vous adapter au mode virtuel? Par quelle formation avez-vous commencé? Dans le cadre de cet article, nous vous invitons à prendre un pas de recul face à votre programme d’accueil et d’intégration des nouveaux employés.

De prime abord, il pourrait être intéressant de revoir le terme « intégration ». Cette expression semble un peu dépassée! Parlons plutôt d’inclusion. Lors d’une embauche, quelle organisation ne bénéficie pas de l’œil neuf du nouvel employé? L’inclusion paraît lui donner davantage la latitude de demeurer lui-même et d’amener avec lui son expérience et son expertise. L’intégration ayant de son côté la connotation de joindre les rangs et d’adopter la vision déjà en place sans la remettre en question. L’organisation bénéficie moins de la richesse de la venue du nouvel employé.

Au-delà de la terminologie, que comporte votre programme d’accueil? Une rencontre de présentation des avantages sociaux, une rencontre avec l’équipe et une formation à la tâche; tout cela en virtuel? Voilà, c’est fait! On plonge dans les opérations! L’accueil, c’est bien plus que la formation initiale à l’emploi. C’est la première expérience que l’employé aura dans votre organisation. C’est un outil d’attraction et de rétention très précieux! Pour cela, il faut en faire une priorité organisationnelle où les ressources clés sont impliquées. La distance nous force à revoir cette structure afin de créer un sentiment d’appartenance chez la nouvelle ressource. La pyramide de Maslow, vous connaissez?

Voici quelques pistes pour que votre programme d’accueil puisse répondre à chacun des niveaux de besoins de votre nouvelle recrue et ainsi susciter son engagement, même à distance. Les besoins physiologiques sont à la base de la pyramide. Outre le salaire et les avantages sociaux, comment se passe l’arrivée en poste? L’employé a-t-il reçu son matériel et ses accès? Est-il « équipé » pour le télétravail? Cette délicate coordination démontre à l’employé qu’il était attendu et qu’il sera accompagné adéquatement dans la prise en charge de ses fonctions. Ne dit-on pas qu’on n’a qu’une chance de faire une première bonne impression? Faites sentir à votre employé qu’il était attendu.

Cela nous mène au second besoin de la fameuse pyramide de Maslow : la sécurité. Tout nouvel employé ressent une certaine insécurité lors d’une entrée en fonction. Il a besoin de savoir que son organisation en est consciente. Pourquoi ne pas lui envoyer une petite vidéo pour lui souhaiter la bienvenue dans l’équipe, lui présenter un organigramme avec photos des gens avec qui il aura à collaborer et le déroulement, à haut niveau, de sa première semaine en poste? Il aura ainsi un sentiment de confiance qui apaisera son stress. Soyez rassurant en amorçant l’accueil avant l’arrivée.

Une fois ces besoins de base couverts, ce sont les besoins d’appartenance, d’estime et d’accomplissement qui auront le plus d’impact sur l’expérience employé. Commençons par le besoin d’appartenance.

À l’intérieur de votre programme d’accueil, avez-vous prévu une activité d’équipe permettant d’apprendre à connaître ses collègues de travail? Par exemple, la présentation des forces signatures des membres de l’équipe et l’annonce qu’à un moment précis on lui donnera les siennes permet, d’une façon ludique, de créer une certaine collégialité, même en virtuel. Les membres de l’équipe peuvent également discuter de leur arrivée en poste, avec des éléments précis sur ce qu’ils ont apprécié, et ce, avec quoi ils ont eu plus de difficulté. Cette ouverture pourrait permettre à votre nouvelle ressource de discuter de ses préoccupations en toute confiance avec les membres de son équipe. Faites sentir à votre nouvel employé qu’il fait partie de l’équipe.

Passons maintenant au besoin d’estime. Souvent, un nouvel employé aura le sentiment qu’il ne contribue que très peu à l’équipe. Votre programme d’accueil permet-il à votre recrue de prendre conscience de l’importance de son poste dans l’organisation? A-t-elle le sentiment qu’il est légitime pour elle de prendre le temps de bien assimiler toutes les connaissances nécessaires à l’accomplissement de ses tâches? Ou la presse-t-on à accomplir certaines tâches en omettant l’importance du sentiment de compétence à la tâche? Créez, chez votre recrue, un sentiment de compétence avant de la lancer en poste.

Finalement, le besoin d’accomplissement, au sommet de la pyramide, est souvent en lien direct avec la fidélisation du personnel. Votre programme d’accueil permet-il à l’employé de connaître suffisamment l’organisation pour envisager y faire carrière? A-t-il une idée des possibilités de développement qui s’offrent à lui à court, à moyen et à long termes? L’employé sent-il qu’il peut mettre à contribution son plein potentiel? Faites voir à votre recrue les possibilités à long terme dès son entrée en poste.

Voilà! Bien plus qu’une initiative de formation, le programme d’accueil de vos ressources devrait être une véritable mobilisation des acteurs clés de l’organisation dans l’expérience employé et la fidélisation de vos nouveaux joueurs. Et cela, même en virtuel! À vous de jouer : quels sont les éléments déjà en place que vous souhaitez conserver? Quels sont les éléments que vous souhaitez ajouter ou modifier?